Традиционные файловые системы не обеспечивают структурированного учета метаданных и взаимосвязей. Начальная версия вашего защищенного хранилища может быть создана с помощью QuintaDB AI на основе текстового описания ваших требований к структуре архива.
Начать бесплатноИспользуйте естественный язык для описания того, какие типы документов и атрибутов вам необходимо отслеживать. QuintaDB AI проанализирует ваш запрос и предложит оптимальную архитектуру таблиц, включая поля для загрузки файлов, даты истечения срока действия и статусы утверждения.
Искусственный интеллект помогает сформировать фундамент системы: структуру базы данных, формы для массовой загрузки, личные кабинеты для внешних пользователей и панели мониторинга объема занимаемого пространства. Это значительно сокращает время на ручное создание полей и связей.
Полученное рабочее пространство не является закрытой системой. Вы можете свободно редактировать типы полей, добавлять новые модули, настраивать сложные цепочки уведомлений и расширять логику доступа под специфические требования вашей организации.
Организации часто сталкиваются с ситуацией, когда критически важные файлы распределены между локальными дисками сотрудников, личными облачными аккаунтами и почтовыми переписками. Такое отсутствие единого реестра приводит к невозможности быстрого поиска нужной версии контракта или технической спецификации. Использование плоских папок не позволяет хранить связанные метаданные, такие как ответственное лицо, сумма договора или дата пролонгации, что делает невозможным автоматический контроль сроков. Без централизованной базы данных документов невозможно обеспечить прозрачный аудит изменений, что создает риски безопасности и потери интеллектуальной собственности. QuintaDB решает эти задачи, объединяя файловое хранилище с мощным реляционным движком, где каждый файл становится записью со своим набором уникальных характеристик и связей с другими объектами бизнеса.
Решение объединяет инструменты сбора, каталогизации и анализа данных для создания единого источника истины:
Реляционная структура для хранения документов с полями типа File, Image и Signature, связанная с контрагентами и проектами.
Интерфейсы для загрузки документов с проверкой обязательных полей, метаданных и автоматическим распределением по категориям.
Среда для взаимодействия с клиентами или партнерами, где пользователи видят только разрешенные им файлы и папки.
Визуализация статистики: количество документов по типам, сроки действия лицензий и объем использованного дискового пространства.
В отделе кадров система автоматически создает запись сотрудника, куда подгружаются сканы паспорта, трудового договора и приказов. При загрузке документа с истекающим сроком, например, медицинской книжки, система за 30 дней уведомляет ответственного менеджера. В юридическом департаменте каждый новый договор проходит через форму загрузки, где указывается тип документа и стороны сделки, что мгновенно обновляет реестр договоров и формирует отчет по дебиторской задолженности. Строительные компании используют порталы для сбора технической документации от субподрядчиков, где файлы автоматически связываются с конкретными этапами работ и объектами в основной базе данных. Маркетинговые агентства организуют хранение медиа-библиотек с тегированием и быстрым поиском по разрешению и формату файлов.
Настройте детальные разрешения на уровне ролей или отдельных записей. Вы можете определить, кто имеет право просматривать, скачивать или удалять конкретные документы на основе полей статуса или принадлежности к отделу.
Таблица прав пользователей с привязкой к категориям документов и уровням конфиденциальности.
Используйте данные из ваших записей для мгновенного создания PDF и DOCX файлов по шаблонам. Система подставит значения полей (ФИО, дата, сумма) в документ и сохранит его в поле типа File.
Конструктор печатных форм с переменными из базы данных для ускорения документооборота.
Привязывайте документы и фотографии к конкретным географическим координатам. Это незаменимо для инспекций, отчетов с объектов строительства или учета недвижимости.
Интерфейс просмотра документов, привязанных к меткам на интерактивной карте.
Отслеживайте каждое действие с файлом. Система хранит лог обновлений, позволяя увидеть, кто, когда и какое значение метаданных изменил или какую версию файла загрузил взамен старой.
Список транзакций по каждой записи с указанием времени и пользователя.
Используйте инструменты импорта для быстрого переноса существующего архива или интегрируйте хранилище с внешними сервисами через REST API для автоматической синхронизации файлов.
Настройки вебхуков и API для связи с корпоративными ERP и CRM системами.
Архитектура системы исключает дублирование и обеспечивает целостность данных за счет связей между таблицами:
Адаптируйте структуру под задачи вашего подразделения:
Хранение личных дел, скан-копий приказов и графиков отпусков с доступом только для кадровой службы.
Учет договоров, доверенностей и судебных исков с контролем дат истечения и автоматическими напоминаниями.
Хранение чертежей, схем и спецификаций с привязкой к проектам и этапам производства.
Сбор первичной документации, чеков и актов для подготовки к налоговым проверкам и аудитам.
Библиотека брендбуков, видео-контента и макетов с удобным поиском по тегам и форматам.
Индивидуальные папки для клиентов, куда выгружаются отчеты о проделанной работе и закрывающие документы.
Автоматизируйте рутинные операции с помощью триггеров и уведомлений:
Событие: Дата текущая = Срок_Действия - 7 дней -> Действие: Отправить Email юристу и сменить статус на Внимание.
Событие: Создана новая запись в Реестре -> Действие: Отправить уведомление в Telegram менеджеру проекта.
Событие: Поле Статус изменено на Завершено -> Действие: Запустить Документ-генератор и прикрепить PDF к записи.
Событие: Срок хранения истек -> Действие: Переместить запись в таблицу Корзина и отправить отчет администратору.
В отличие от обычных облачных дисков, QuintaDB предлагает не просто место для хранения, а полноценную базу знаний. Реляционная структура гарантирует, что каждый документ привязан к конкретному клиенту, сделке или сотруднику. Использование AI для проектирования позволяет избежать ошибок в архитектуре на старте, предлагая проверенные связи и типы полей. Это сокращает время внедрения с недель до нескольких часов, обеспечивая при этом высокую точность данных и удобство их извлечения для отчетности.
Полная история изменений каждой записи и доступа к файлам для соответствия требованиям безопасности.
Доступ к документам с любого устройства через адаптивные веб-формы и мобильные интерфейсы.
QuintaDB поддерживает загрузку любых форматов: от PDF и DOCX до специализированных CAD-чертежей и мультимедиа, ограничиваясь только размером дискового пространства тарифного плана.
Вы можете попросить AI добавить новые функциональные блоки, например, модуль согласования. AI предложит добавить таблицу Согласования с полями ApprovalDate и Signer, связав ее с документами.
Да, формы загрузки и отчеты можно встроить на любой внешний веб-ресурс с помощью простого iFrame кода или виджета, сохраняя брендирование и настройки безопасности.
QuintaDB использует защищенные протоколы передачи данных (HTTPS), шифрование при хранении и многоуровневую систему доступов, где вы сами определяете права каждого пользователя.
Да, модуль Порталы позволяет создать закрытую зону, где клиенты смогут видеть только свои документы, загружать новые файлы и оставлять комментарии к записям.
Вы можете настроить автоматизацию, которая будет удалять или архивировать файлы, если дата в поле Срок_Хранения меньше текущей даты, освобождая место в системе.
Да, через интерфейс базы данных можно загружать файлы группами. Также доступен импорт Excel-реестра с автоматическим созданием записей под каждый документ.
AI использует базу знаний о бизнес-процессах. Если вы укажете управление договорами, он предложит поля для суммы, валюты, ответственного и скан-копии автоматически.